Privacybeleid

Verwerkingsverantwoordelijke

De verwerkingsverantwoordelijke voor je persoonsgegevens is sidestream OÜ, ondernemingsnummer 17374822, vertegenwoordigd door Gaetan Maurice R. Jansseune, Ahtri tn 12, 15551 Tallinn, Harju maakond, Estland.

Voor privacyvragen kan je contact opnemen via contact@sidestream.be of +32499811871.

Gegevens die we verzamelen

We kunnen de volgende gegevens verzamelen: identiteits- en contactgegevens (naam, e-mailadres, telefoonnummer, bedrijfsnaam); informatie die je verstrekt via contactformulieren, discovery calls, voorstellen of projecten; technische en gebruiksgegevens zoals IP-adres, browsertype, apparaatinformatie en bezochte pagina's; en communicatie die je naar ons stuurt, inclusief e-mailcorrespondentie en relevante notities van meetings.

We verzamelen niet bewust bijzondere categorieën van persoonsgegevens, tenzij je die vrijwillig verstrekt en we een rechtmatige grondslag hebben om ze te verwerken.

Hoe we je gegevens gebruiken

We gebruiken persoonsgegevens om te reageren op aanvragen, gesprekken in te plannen, voorstellen op te maken, AI-consulting- en productontwikkelingsdiensten te leveren, klantrelaties te beheren, servicegerelateerde updates te sturen, onze website en diensten te verbeteren, aan wettelijke verplichtingen te voldoen en onze gerechtvaardigde bedrijfsbelangen te beschermen.

Waar vereist vragen we je toestemming voordat we marketingcommunicatie sturen. Je kan die toestemming op elk moment intrekken.

Rechtmatige grondslag

Op grond van de AVG verwerken we persoonsgegevens op basis van een of meer van de volgende gronden: uitvoering van een overeenkomst of stappen vóór het sluiten van een overeenkomst; gerechtvaardigde belangen bij het uitvoeren en verbeteren van onze activiteiten, voor zover die niet worden overschreven door jouw rechten; naleving van wettelijke verplichtingen; en toestemming, waar van toepassing.

Cookies en vergelijkbare technologieën

Onze website kan cookies en vergelijkbare technologieën gebruiken om basisfunctionaliteit te garanderen, voorkeuren te onthouden en te begrijpen hoe bezoekers de site gebruiken. Je kan cookies beheren via je browserinstellingen.

Waar niet-essentiële cookies worden gebruikt, voorzien we de passende informatie en vragen we, waar vereist, toestemming.

Derden en verwerkers

We kunnen persoonsgegevens delen met betrouwbare dienstverleners die ons helpen onze activiteiten uit te voeren, zoals hostingproviders, e-mailtools, analyticsdiensten, planningplatforms en samenwerkingssoftware. Deze partijen verwerken gegevens uitsluitend volgens onze instructies en met passende contractuele waarborgen.

We verkopen je persoonsgegevens niet. We kunnen informatie openbaar maken wanneer dit wettelijk verplicht is, op grond van een gerechtelijk bevel, of om onze rechten, gebruikers of het publiek te beschermen.

Bewaartermijnen

We bewaren persoonsgegevens alleen zolang als nodig is voor de doeleinden in dit beleid, inclusief om te voldoen aan contractuele, boekhoudkundige en wettelijke vereisten. Aanvraaggegevens worden doorgaans bewaard zolang een commerciële relatie actief is en gedurende een redelijke periode daarna. Project- en facturatiegegevens kunnen langer worden bewaard wanneer de wet dit vereist.

Sidestream Sign

Met Sidestream Sign versturen organisaties documenten om elektronisch te laten ondertekenen. Voor de documenten die ze versturen, beslist die organisatie wat verstuurd wordt en aan wie: zij is de verwerkingsverantwoordelijke en wij verwerken de gegevens in haar opdracht. Voor Sign-accounts en voor contracten die we zelf versturen, zijn wij de verwerkingsverantwoordelijke.

Als je gevraagd wordt te ondertekenen, verwerken we je naam en e-mailadres zoals de afzender ze opgaf, het document, je handtekening (de afbeelding, en het pad en de timing van hoe ze getekend werd), wat je invult, en het bewijs van de ondertekening: datum en tijd, IP-adres en browsergegevens. We bewaren ook tot welke pagina je het document bekeken hebt, en de afzender kan dat zien. We gebruiken dit om de ondertekening te laten verlopen, om iedereen het ondertekende document te sturen, en zodat de partijen later kunnen bewijzen wie wat ondertekende. Vragen of verzoeken over een document richt je eerst aan de afzender; je kunt ook contact met ons opnemen.

Als je een Sign-account hebt, verwerken we je e-mailadres, de naam en het logo van je organisatie, en je gebruik van de dienst, om je die dienst te kunnen leveren.

Documenten en gegevens worden bewaard bij Supabase in Frankfurt, Duitsland. E-mails worden bezorgd door Resend en de website wordt gehost door Vercel.

Ondertekende pdf's en handtekeningen worden verwijderd na 30 dagen bij het gratis abonnement (dat hoogstens de laatste 5 bewaart) en na één jaar bij het betaalde abonnement, of vroeger als de verzendende organisatie ze verwijdert; de vingerafdruk, namen en geschiedenis blijven zodat een kopie gecontroleerd kan worden. Concepten worden na 30 dagen verwijderd; geannuleerde, geweigerde en verlopen documenten na 90 dagen. Accounthouders kunnen hun gegevens op elk moment exporteren of verwijderen in de instellingen van Sign.

Internationale doorgiften

Als persoonsgegevens buiten de Europese Economische Ruimte worden doorgestuurd, zorgen we voor passende waarborgen, zoals standaardcontractbepalingen of een andere rechtmatige doorgiftegrondslag die wordt erkend onder de EU-gegevensbeschermingswetgeving.

Jouw rechten

Afhankelijk van de toepasselijke wetgeving heb je mogelijk recht op inzage, rectificatie, verwijdering, beperking van of bezwaar tegen verwerking, gegevensoverdraagbaarheid en intrekking van toestemming wanneer verwerking op toestemming is gebaseerd.

Je hebt ook het recht om een klacht in te dienen bij de Estse Gegevensbeschermingsinspectie (Andmekaitse Inspektsioon) of je lokale toezichthoudende autoriteit.

Wijzigingen aan dit beleid

We kunnen dit privacybeleid van tijd tot tijd bijwerken. De datum "Laatst bijgewerkt" bovenaan deze pagina geeft aan wanneer het beleid voor het laatst is herzien. Belangrijke wijzigingen communiceren we waar passend.